Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

Tim Simon verantwortet die Verarbeitung zum Betrieb dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen und zur Verwaltung der Geschäftsbeziehung. Bei Beschäftigtendaten, Signaturzuweisungen und Autoreply deines Unternehmens bestimmt grundsätzlich dein Unternehmen die Zwecke; promptworkz verarbeitet diese Daten nach dessen Weisungen. Wende dich für diese Verarbeitung auch an deinen Arbeitgeber beziehungsweise das zuständige Unternehmen.

2. Websiteaufruf und Anfragen

Beim Aufruf verarbeiten die Hostingsysteme technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte URL, Antwortstatus und Browserinformationen zur Auslieferung und Absicherung des Angebots. Rechtsgrundlage unserer eigenen Verarbeitung ist das berechtigte Interesse an Bereitstellung und Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Anfragen per E-Mail oder Website-Formular verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, freiwillige Namens- und Firmenangaben, deine Nachricht und gegebenenfalls gewählte Lizenz- und Abrechnungsangaben zur Beantwortung; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigenen Vertragsanfragen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f bei geschäftlichen Kontakten und allgemeinen Anfragen. In die Landingpage sind keine Werbeanalyse und keine Besucheraufzeichnung eingebunden.

2a. Angeforderte Demomails

Wenn du Demomails anforderst, verwenden wir deine E-Mail-Adresse, die gewählten fiktiven Beispiele und die Sprache für einen Bestätigungslink und nach deiner ausdrücklichen Bestätigung für die ausgewählten Beispiele. Dies dient der Bearbeitung deiner Produktanfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise lit. f bei geschäftlichen Kontakten. Der Link gilt 30 Minuten. Offene Anforderungen liegen in einem geschützten Zwischenspeicher; abgelaufene Einträge werden bei nachfolgenden Anforderungen entfernt. Nach erfolgreichem Abschluss werden Adresse und Auswahl aus diesem Zwischenspeicher entfernt; zur Vermeidung mehrfachen Versands bleibt für 24 Stunden eine nicht sprechende Bestätigung erhalten. Gehashte IP- und Empfängerzähler laufen nach 15 Minuten beziehungsweise einer Stunde ab und werden bei nachfolgenden Anforderungen entfernt. Missbrauchsschutz beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nur mit deiner gesonderten freiwilligen Zustimmung darf promptworkz dich einmal per E-Mail nach deinem Eindruck fragen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die bestätigte Zustimmung samt Wortlaut und Zeitpunkten wird dafür und zum Nachweis an unser Servicepostfach weitergeleitet. Du kannst sie jederzeit über [email protected] für die Zukunft widerrufen. Nach der Nachfrage oder einem vorherigen Widerruf bewahren wir den Nachweis nur auf, soweit dies für den Einwilligungsnachweis oder geltende Pflichten erforderlich ist. Bestätigungs- und Demomails werden über den Hoster versendet. Postfach und Hosting-Backups folgen den jeweils geltenden Aufbewahrungsregeln. Für diese Demo werden keine Empfängerdaten an Microsoft übermittelt; die Beispiele enthalten keine Werbetracker oder nachgeladenen Bilder.

2b. Einrichtungseinladungen

Berechtigte Plattform-Administratoren oder Dienstleister können Unternehmen zur Einrichtung einladen. Dafür verarbeiten wir Empfänger-E-Mail-Adresse, optionalen Unternehmensnamen, Sprache, einladende Person und Einladungsstatus zur vereinbarten Einrichtung und zum Schutz der Kundenzuordnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO). Der persönliche Link gilt sieben Tage und öffnet die Einrichtung in einem Browser; er erteilt keinen Admin-Center-Zugang. Die Einladungsdaten liegen verschlüsselt in der bestehenden Dienstdatenbank. Abgelaufene Einladungen werden beim Erstellen neuer Einladungen entfernt. Eine Sitzungsbestätigung im Browser erhält die Berechtigung während der Microsoft-Freigabe. Nach geprüfter Einrichtung wird die Einladung an diesen Microsoft-Mandanten gebunden. E-Mails werden über den Hoster versendet. Für bestehende Konten-, Kunden- und Protokolldaten gelten die gesonderten Aufbewahrungsregeln.

3. Einrichtung, Konten und Sicherheit

Die Einrichtung verarbeitet Unternehmensname, Microsoft-Mandanten-ID, erlaubte E-Mail-Domains, Sprache und Einrichtungsstatus. Konten umfassen interne Benutzer-ID, Benutzername, Rollen, Bereichszuweisungen, Einladungsstatus und Sicherheitseinstellungen. Microsoft-verknüpfte Konten speichern zusätzlich Mandanten-ID, Objekt-ID und eine Anzeigebezeichnung. Lokale Passwörter werden als Hash gespeichert. promptworkz-MFA verwendet einen Authenticator-Schlüssel. Eine Wiederherstellung wird durch berechtigte Administratoren freigegeben; geschützte Plattformkonten verwenden die kontrollierte Hosting-Wiederherstellung. Verwaltungsaktionen werden mit ausführender Person, Zeitpunkt, betroffenem Objekt, Aktionsdetails und IP-Adresse protokolliert. Kurzlebige gehashte Versuchszähler schützen die Anmeldung. Eigene Verarbeitungen dienen Zugangsverwaltung und Missbrauchsschutz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie gegebenenfalls der Vertragserfüllung nach lit. b. Vom Kunden verantwortete Verarbeitungen richten sich nach dessen Weisungen und Rechtsgrundlage.

4. Microsoft-Anmeldung, Verzeichnis und Autoreply

Zur Admin-Anmeldung wirst du zu Microsoft weitergeleitet. Diese separate Anwendung fordert ausschließlich openid und profile an. promptworkz fragt dein Microsoft-Passwort und deinen Microsoft-MFA-Code nicht in eigenen Formularen ab. Geprüfte Identitätsangaben dienen der ausdrücklich zugeordneten lokalen Identität. Microsoft-Token dieser Admin-Anmeldung werden nicht dauerhaft gespeichert. Die separat freigegebene Microsoft-365-Anwendung liest benötigte Benutzer- und Gruppendaten für Profile und Zuweisungen und liest oder ändert Abwesenheitseinstellungen für Autoreply. Je nach Konfiguration werden geschäftliche Namen, E-Mail-Adressen, Position, Abteilung, Telefonnummern, Gruppenmitgliedschaften, Vertretungskontakte und Abwesenheitstexte verarbeitet. Das Outlook-Add-in lädt außerdem die Office-JavaScript-Bibliothek von Microsoft. Die reine Admin-Anmeldefreigabe erteilt keine dieser Verzeichnis- oder Postfachberechtigungen.

5. Empfänger und Verarbeitungsorte

Hostinganbieter: Hostup AB, Organisationsnummer 559290-1325, Mässvägen 4, 125 30 Älvsjö, Schweden. Der Hostingvertrag läuft auf Tim Simon. Laut HostUps aktuellem Auftragsverarbeitungsvertrag werden Websites innerhalb der EU gespeichert. Die eingesetzten Unterauftragnehmer und etwaige Übermittlungen außerhalb des EWR hängen vom genutzten Hostingdienst ab und sind in HostUps Vertragsunterlagen beschrieben. Microsoft verarbeitet Anmeldung und angebundene Microsoft-365-Dienste nach den einschlägigen Microsoft- und Kundenvereinbarungen; eine ausschließliche Verarbeitung in Schweden wird nicht zugesagt. Maik Wiebel in Deutschland hat eingeschränkten technischen Unterstützungszugriff. Kundenadministratoren und ihre berechtigten Dienstleister haben Zugriff auf ihre zugeordneten Bereiche. Der tatsächliche Zugriff richtet sich nach den vergebenen Berechtigungen. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

6. Browserspeicher

Der Dienst verwendet ein Sitzungscookie für angemeldete Sitzungen und die Sicherheit der Einrichtung. Lokaler Browserspeicher merkt Sprache und Darstellung und kann Einrichtungsangaben und Zwischenstände bewahren, damit sie bei einer Microsoft-Weiterleitung erhalten bleiben. Einrichtungsformulardaten werden bis zu vier Stunden wiederverwendet; sie können bis zum Ersetzen, manuellen Löschen oder Verwerfen bei einem späteren Besuch im Browserspeicher verbleiben. Einstellungen des Outlook-Add-ins werden unter benutzerspezifischen Schlüsseln gespeichert. Diese Funktionen dienen dem Betrieb und deinen gewählten Einstellungen, nicht der Erstellung von Werbeprofilen. Das Löschen des Browserspeichers entfernt gespeicherte Einstellungen und Einrichtungsstände. Sitzungen und MFA-Zwischenschritte sind serverseitig zeitlich begrenzt.

7. Speicherdauer und Löschung

Konto-, Einrichtungs-, Konfigurations- und Kundendaten bleiben erhalten, soweit sie für die Geschäftsbeziehung und die Weisungen des Kunden benötigt werden. Die Archivierung eines Kunden erhält dessen Daten und ist kein Löschauftrag. Verwaltungsprotokolle verbleiben beim Kundenbereich bis zur Löschung seiner Daten. Wende dich für Löschung, Export und Entfernung nicht mehr benötigter Konten an uns; gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder konkrete Rechtsansprüche können eine begrenzte weitere Speicherung erfordern. Kontaktformular-Anfragen werden über den Mailversand des Hosters an unser Postfach weitergeleitet; die Anwendung legt kein zusätzliches Nachrichtenarchiv an. Zum Spamschutz läuft ein Zähler mit gehashter IP-Adresse nach 15 Minuten und ein Gesamtzähler nach einer Stunde ab; abgelaufene Zähler werden bei späteren Anfragen entfernt. Fehlversuchszähler laufen nach 15 Minuten ab und werden bei weiterer Verarbeitung entfernt. Einladungen gelten sieben Tage, MFA-Reset-Links 15 Minuten und MFA-Zwischenschritte fünf Minuten. Der Ablauf bedeutet nicht, dass jeder Datenbankeintrag oder jedes Backup sofort gelöscht wird. HostUps Backup- und Protokollaufbewahrung richtet sich nach dem genutzten Hostingdienst und Vertrag. Bei einem konkreten Löschauftrag klären wir auch verbliebene Sicherungskopien und deren Löschzyklus.

8. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Kontakt: [email protected]; bei von deinem Arbeitgeber verantworteten Daten wende dich auch an dieses Unternehmen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der schwedischen Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) oder der Behörde deines Aufenthalts- beziehungsweise Arbeitsorts. Diese Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Erforderliche Identitäts- und Mandantenangaben sind zur Bereitstellung eines berechtigten Zugangs nötig; ohne diese Angaben kann der betreffende Dienst nicht genutzt werden.

Weiterführende Informationen

• HostUp · Verträge und Datenschutzunterlagen
• Microsoft · Datenschutz
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)